2015年10月29日

社長や担当部署を持つ役員には秘書が必要な時代です

秘書の仕事は雑用係です

秘書の仕事は基本的に雑用になります。秘書の仕事について専門学校で学ぶコースもありますし、資格を取得しておくことは大切です。しかし、秘書の業務は経理や営業のように職務が決まっているものではありません。直属の上司となる人物の仕事のうち、単純作業や繰り返し作業、特に文書作成、連絡などの仕事を受け持ちます。従って、パソコン操作や旅行のための飛行機・jr旅券、更にホテルや旅館などの手配に詳しい知識と経験が必要になります。

上司が仕事ができるのは秘書の役割が大きいのです

直属上司が、本来取り組むべき難しい判断業務に専念させるように勉めるのが秘書の役割になります。そのために、上司が今何に取り組んでいるのか、どのような資料を欲しているのか、次に誰と逢おうとしているのか、などを察知する秘書が上司にとっては仕事がしやすくなるのです。上司が腕利きといわれる人には、優秀な秘書が付いているのです。上司の時間が有効に活用できているといえます。従って、企業の中核となって働く人たちには、秘書をつけるべきだとされています。

秘書の仕事は誰でもができないものもあります

秘書の仕事は誰でもができないものもあります。それは、直属上司の仕事内容を完全に把握していくことになるからです。これは、上司となる人物によっては、重要な秘密事項も含まれてくるからです。大きな会社には秘書課がありますし、代議士の秘書には第一秘書から第五秘書までそろえているところもあります。いずれも、第一秘書が上司の指示を受けて、業務指示を出していきます。つまり、側近の秘書が秘書課を仕切っているのです。

秘書の派遣から始まって、その働きぶりや人柄が評価され、正社員に登用されることも業界では珍しくはありません。